Все статьи

Автоматизация хаоса, или зачем нужны системы электронного документооборота
"Хаос автоматизировать невозможно!" (Распространённое заблуждение). "Автоматизированный хаос не перестанет быть хаосом!" (Ещё одно распространённое заблуждение).
далее >>
Трудности перевода, или Мы внедряем электронный документооборот
Это случилось! Наконец-то Вашему руководству надоела постоянная куча бумаг на столе, теряющиеся документы и гневные звонки Заказчика по просроченным выплатам. На последнем собрании было решено: нужно внедрять электронный документооборот. По всему офису сразу побежала волна разговоров. На обедах и в курилке, за чаем и после работы обсуждения кипели. Когда? Зачем? А не будет ли из-за этого сокращения и т. д. и т. п.
далее >>
Адрес электронной почты персональными данными в России не считается
В начале 2007 года вступил в силу Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», с которым общественность связывала определенные надежды в части противодействия распространению спама.
далее >>
О необходимости документооборота
Не так давно встретила на улице давнюю знакомую. Как водится, разговорились, о семье, о проблемах, о работе. Выяснилось, что работает она в копании по продаже строительных материалов. В свете роста строительства заказов у компании хватает, но вот мою знакомую (для удобства назову ее Наташа) это далеко не радует.
далее >>
Главная / Статьи / Трудности перевода, или Мы внедряем электронный документооборот

04.02.2009

Это случилось! Наконец-то Вашему руководству надоела постоянная куча бумаг на столе, теряющиеся документы и гневные звонки Заказчика по просроченным выплатам. На последнем собрании было решено: нужно внедрять электронный документооборот. По всему офису сразу побежала волна разговоров. На обедах и в курилке, за чаем и после работы обсуждения кипели. Когда? Зачем? А не будет ли из-за этого сокращения и т. д. и т. п.

Прошел месяц, страсти поутихли, но тут пронесся новый слух: "Все, выбрали!" Секретарша Леночка вчера точно видела, как к директору приходили разговаривать именно по этому поводу, на днях будут подписаны бумаги, и тогда начнется такое!..

ЧТО НАЧИНАЕТСЯ?

Итак, представим, что Вас назначили ответственным за внедрение этого самого «электронного документооборота». Опыта в этом вопросе у вас нет. Запрос в Интернете выдал тысячи страниц, вы начинаете перебирать их и читать, вам многое непонятно, в голове все чаще вертится мысль: «За что мне все это?» И, как следствие, подкрадывается паника.

Не боимся и не паникуем! Действуем последовательно и - главное! - спокойно.

НЕ ПЫТАЙТЕСЬ ОБЪЯТЬ НЕОБЪЯТНОЕ

Не загружайте себе голову всевозможными статьями о внедрениях на других предприятиях и всевозможных системах. Не пытайтесь прочитать все и везде, у вас в голове будет каша, «расхлебывать» которую придется опять же вам и достаточно долго. Выберите одну-две статьи. Прочитайте их внимательно. Постарайтесь ознакомиться и с мнениями (если они есть) других людей о продукте, который принят к внедрению именно в Вашей организации.

ЧИСТЫЙ ЛИСТ БУМАГИ

Все правильно, положите перед собой чистый лист бумаги и напишите все вопросы, связанные с предстоящим проектом. Стремитесь отразить в своих вопросах все, что Вам непонятно. Помните: чем больше будет вопросов, тем лучше!

ЗДРАВСТВУЙТЕ, Я ВАША ТЕТЯ!

Сегодня первая встреча с представителем Исполнителя. Что на ней обсуждать?

Во-первых, не забывайте о листе с вопросами! Задавайте их все, какими бы наивными они не казались.

Во-вторых,  обязательно подготовьте форму протокола собрания рабочей группы (так обычно называют всех участников проекта внедрения). Возьмите в добрую привычку оформлять протокол собрания после каждого этапа внедрения. Так вы всегда будете помнить, о чем шел разговор ранее, какие проблемы были озвучены и какие решения были приняты.

В-третьих, разбейте проект на этапы и определите как сроки завершения каждого этапа, так и всего проекта в целом. Если у вас нет понимания и опыта в этом вопросе, прислушайтесь к тому, что скажет представитель Исполнителя. У него, безусловно, есть опыт внедрения (разве ваше руководство будет нанимать неопытных людей?), багаж знаний и примерный план внедрения. Обсуждайте, спрашивайте, уточняйте, предлагайте, интересуйтесь. В ваших интересах выполнить поставленную вам задачу хорошо.

В-четвертых, внимательно прочитайте договор, обсудите назначение и состав подготавливаемых в процессе внедрения документов. К концу встречи у вас должно быть четкое понимание как и в какую сторону будет развиваться проект.

Я ХОДИЛ МЕЖДУ СКАЛ И ЕВРОПУ ИСКАЛ

После предварительной подготовки начинается обследование предприятия. Вы, как менеджер проекта со стороны Заказчика, должны заранее предупредить всех сотрудников о том, что начался этап обследования предприятия и о том, что к ним будут подходить представители Исполнителя для получения необходимой информации.

Случай из жизни

На предприятии N началось обследование, все сотрудники были извещены об этом по электронной почте. И в первые дни проблем не возникало. Однако на третий день разразился скандал в бухгалтерии с привлечением охраны. Главный бухгалтер сообщил сотрудникам отдела безопасности о подозрительном человеке, пристающем к ее сотрудникам с вопросами об их  работе с бухгалтерскими документами.

Опешивший представитель Исполнителя пытался объяснить, что он действует в рамках проекта по внедрению электронного документооборота, но главного бухгалтера это не убедило. Когда пришла охрана и был вызван менеджер проекта со стороны Заказчика, выяснилось, что главный бухгалтер просто не прочитала пришедшее ей письмо о начале этапа обследования.

Поэтому, как менеджер проекта, постарайтесь убедиться, что информация о начале этапа обследования действительно дошла до Ваших коллег.

ТРУДНОСТИ ПЕРЕВОДА

Наконец, этап обследования завершен, все сведения собраны. Собрание рабочей группы прошло успешно. Теперь начинается подготовка документации.

Основная проблема на этом этапе - общение на разных языках. Вернее, язык-то один, русский, да вот терминология разная. Поэтому если вы не уверены, что поняли, какой либо термин, переспросите у представителей Исполнителя, уточните, поинтересуйтесь.  

Проблема номер два. Это боязнь и нежелание перемен. Этой проблемы, увы, избежать нельзя, и возникает она уже на этапе подготовки основного документа - технического задания. Суть проблемы в неизбежном изменении существующей схемы движения документов. Но задайте себе один вопрос: почему Ваша организация решила внедрять систему электронного документооборота? Ожидаемый ответ: потому что есть проблемы с движением документов, с контролем и дисциплиной их исполнения, в том числе и с предоставлением отчетности. Согласитесь, что там, где все работает идеально, ничего менять не нужно!  

А если есть проблемы, значит, их нужно решать, значит нужно менять существующую схему работы с документами, оптимизировать деловые процессы, убирать либо добавлять этапы и т. д. Поэтому будьте готовы к тому, что описанные в подготавливаемой Исполнителем документации процессы будут другими, будут отличаться от существующих. Помните: именно для изменения в лучшую сторону мы и начали этот проект!

Случай из жизни

После окончания обследования на предприятии N представители Исполнителя занялись подготовкой технического задания и разработкой схем движения документов в системе электронного документооборота. Работа кипела, и в назначенный срок менеджеру со стороны Заказчика был выслан на согласование первый вариант документа.

Вопреки ожиданиям документ согласование не прошел. Все указанные схемы движения документов были перечеркнуты с пометкой «не соответствует реальному движению». Когда же представитель Исполнителя попытался убедить другую сторону, что целью внедрения является оптимизация работы с документами, а не переписывание системы под существующую (мягко говоря, малоэффективную) схему работы с документами, ответ был категоричен: «Сотрудники нашей организации привыкли работать так, и изменение схем работы повлечет недовольство». В итоге цель проекта не была достигнута, недовольными остались как Исполнитель, так и Заказчик.

 Так что успокойте коллег: перемены будут! И перемены будут к лучшему!

ВТОРОЕ ДЫХАНИЕ

Итак, документы согласованы. Специалисты Исполнителя сделали все необходимые настройки. Впереди этап обучения.

Мы помним, что перед каждым этапом проводится собрание рабочей группы. На собрании перед обучением основная задача - согласовать график обучения, список обучаемых сотрудников и план обучения. На план обучения обратите особое внимание, потому что от того, на каком уровне будет проведено обучение, будет зависеть и дальнейшая работа в системе. Преподаватель обязательно должен быть в курсе всех произведенных настроек в системе, знать и уметь объяснить все возможные пути работы при создании и обработке документов. На обучении он должен наглядно продемонстрировать работу с документами на различных этапах. Цель преподавателя: научить работать в системе, а не показать, как держать «мышку» и какая кнопка как нажимается.

Если для обучения отводится отдельный класс, группы на обучение могут быть разбиты по основным делопроизводственным функциям. Менеджер со стороны Заказчика обязан заранее предупредить обучаемых сотрудников кто и когда обучается, в какое время и в каком месте. Плюс к тому: обязательно предоставить подготовленный стороной Исполнителя план обучения и необходимый методический материал.

Бывает, что отдельного помещения нет, в этом случае сотрудников необходимо предупредить, что к определенному времени к ним подойдет преподаватель и что на это время необходимо отложить все дела.

Обычно перед началом обучения выпускается приказ о проведении (в рамках внедрения электронного документооборота) обучения с приложением списка сотрудников на обучение. На этом этапе действовать нужно решительно, ведь от того, как сотрудники будут мотивированы на обучение, напрямую будет зависеть то, как они в дальнейшем будут работать. Если обучение будет неорганизованно, то часть сотрудников может просто не придти, «прикрывшись» неотложными делами.  

И снова случай из жизни

В первый день обучения в классе собрался весь «цвет» руководства предприятия N. Были как те, кто участвовал в процессе согласования документации по проекту, и, следовательно, имел общее представление о системе, так  и те, кто в глаза ее не видел. Через полчаса после начала обучение было сорвано. Учебный класс стал напоминать привокзальный базар. «Сливки общества», особенно те, что систему увидели впервые, выразили протест грубо и надменно на первом же примере по рассылке документа на  согласование. Претензии были различны: от «Почему мой документ будет еще кто-то видеть?» до «А мне не нужна в карточке эта кнопочка». Попытки преподавателя перенаправить всех галдящих к подписанному техническому заданию, к сожалению, результата не дали. Более того, посыпались претензии в адрес организации Исполнителя, за некачественно выполненную работу. Несмотря на то, что и  техническое задание было согласовано и утверждено, и приказ о внедрении системы и начале обучения был выпущен, ситуация все равно вышла из-под контроля. Почему? Как известно рыба гниет с головы.

Кстати, о руководителях. Зачастую именно им данная система нужнее всего. Именно им необходим быстрый и четкий контроль над исполнением. Однако как часто бывает, как раз руководителям труднее всего найти время для обучения. Подумайте, как можно решить эту проблему? Может назначить определенное время? А может, стоит один раз собрать всех руководителей и провести более краткий и узконаправленный курс обучения? 

Другое дело, когда руководители не хотят «дружить» с новыми технологиями. В этом случае ситуация усложняется. С другой стороны, Вы всегда можете намекнуть своему несовременному начальству, что проект «Электронная Россия» является одним из самых актуальных правительственных проектов в этом году. Нелишне будет намекнуть и о том, что ваши прямые конкуренты  уже полгода как завершили аналогичный проект, и поведать, каких результатов они за полгода достигли.

ПОСЛЕДНИЙ БОЙ - ОН ТРУДНЫЙ САМЫЙ!

Думаете, обучение прошло и все - финал? Ага, как же. Самое интересное еще впереди! А впереди у нас опытная эксплуатация. А это, что это такое, спросите Вы? А это такое замечательное время, когда создаются первые документы, а значит, появляются и первые ошибки.

На этом этапе так же важно не бросать сотрудников одних, лицом к лицу с еще далеко не освоенной системой.  Вот чтобы ваши коллеги строем не взяли больничный с одним нервным расстройством на всех, заранее согласуйте с менеджером со стороны Исполнителя график работы консультантов, не забудьте также сделать рассылку электронных писем о том, когда и где можно получить ответы на все вопросы. И - главное! - проявляйте активность, напоминайте, что отныне документы создаются в системе электронного документооборота.  

Очень полезно на этапе опытной эксплуатации организовать совместно с представителями Исполнителя деловую игру, в которой постараться смоделировать основные рабочие ситуации и пути их решения. Поощряйте тех, кто стремится научиться, и помогайте тем, у кого пока получается не все.  

Между прочим, после официального окончания проекта именно к вам еще долгое время будут обращаться коллеги за помощью. Ведь именно вы стали за это время знамениты, вы были «у всех на глазах». Не отворачивайтесь от них, помогайте советом, не указывайте на ошибки, лучше покажите, как их избежать. Всегда помните: от слаженной командной работы, от микроклимата внутри коллектива напрямую зависит половина успеха работы в любой организации. Избегайте конфликтов - они ведут к печальным последствиям, но это уже совсем другая история...

                                                                                      Анна Турчина
                                                                                      Начальник отдела консалтинга
                                                                                      Компании «СибПроект»