Все статьи

Автоматизация хаоса, или зачем нужны системы электронного документооборота
"Хаос автоматизировать невозможно!" (Распространённое заблуждение). "Автоматизированный хаос не перестанет быть хаосом!" (Ещё одно распространённое заблуждение).
далее >>
Трудности перевода, или Мы внедряем электронный документооборот
Это случилось! Наконец-то Вашему руководству надоела постоянная куча бумаг на столе, теряющиеся документы и гневные звонки Заказчика по просроченным выплатам. На последнем собрании было решено: нужно внедрять электронный документооборот. По всему офису сразу побежала волна разговоров. На обедах и в курилке, за чаем и после работы обсуждения кипели. Когда? Зачем? А не будет ли из-за этого сокращения и т. д. и т. п.
далее >>
Адрес электронной почты персональными данными в России не считается
В начале 2007 года вступил в силу Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», с которым общественность связывала определенные надежды в части противодействия распространению спама.
далее >>
О необходимости документооборота
Не так давно встретила на улице давнюю знакомую. Как водится, разговорились, о семье, о проблемах, о работе. Выяснилось, что работает она в копании по продаже строительных материалов. В свете роста строительства заказов у компании хватает, но вот мою знакомую (для удобства назову ее Наташа) это далеко не радует.
далее >>
Главная / Статьи / О необходимости документооборота

20.01.2009

Не так давно встретила на улице давнюю знакомую. Как водится, разговорились, о семье, о проблемах, о работе. Выяснилось, что работает она в копании по продаже строительных материалов. В свете роста строительства заказов у компании хватает, но вот мою знакомую (для удобства назову ее Наташа) это далеко не радует.

Ее работа включала в себя функции секретаря одного из заместителей директора и регистратора всей поступающей корреспонденции. Компания постоянно вела переписку с большим количеством строительных компаний, заключала договора на поставку, получала заявки от потенциальных клиентов и прочее. Я не сильна в специфике их работы, итог был следующим.  Наташа прибегала на работу раньше всех, видела полный стол бумаг и начинала их раскладывать по стопкам. Что-то срочно на рассмотрение, что-то может подождать, вот письмо лично директору, это в такой-то отдел и так далее. В течение дня на ее столе стопки росли, уменьшались, что-то забирали, что-то приносили. Регистрация почты, договора, счета, письма, приказы, акты. Девушку постоянно отвлекали звонками спрашивая, где тот или иной документ, та или иная бумажка. К вечеру у бедной девушки голова шла кругом, а стопки бумаг перемешались на ее столе. Уходила она последняя, оставляя на столе ворох бумаг, которые ей придется разбирать утром.

И такие заваленные столы были не только у нее. Постоянно терялись документы, падая на пол или тихо лежа под стопкой документации. Сроки не выдерживались, задания, выданные на лету, забывались или просто игнорировались. Уйма времени уходила на поиск нужной папки, бумаги, заявки. История весьма печальная, но вполне реальная.

Давайте представим, что организация, в которой работает моя знакомая, услышала мольбы бедной девушки и решила изменить все к лучшему, а именно внедрить систему электронного документооборота (СЭД).

Система электронного документооборота позволяет организовать процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивает контроль над потоками документов в организации. Так же СЭД позволяет организовать работу по управлению доступом к документам и обеспечить безопасность необходимой информации.

А изменится ли все к лучшему после внедрения? Что даст внедрение? Не получим ли мы еще одну проблему, гонясь за модой на высокие технологии? Что вообще могут эти системы?

Разбираемся вместе.

Основные проблемы:

Здесь мы перечисляем основные проблемы при работе с бумажными документами.

  • Регистрация корреспонденции.

Ручная  регистрация: долго, неудобно и неэффективно. А что случается, если нужно изменить запись? Бумага, конечно, все стерпит, но как потом понять, что меняли?

  • Длительное согласование документов.

Сколько раз согласование затягивалось по причине потери документа? А сколько раз оно останавливалось по вине отсутствия согласующего, а именно на его столе тот самый документ? А как понять, у кого из согласующих находится документ?

  • Контроль исполнения.

Это просто сказка какая-то. Разнообразие забавных моментов, от банальной потери документа на пути к ответственному исполнителю до трагической истории о пролитом кофе на нужную бумажку. А что в итоге? Просроченные документы, невыполненные обязательства....штрафы, выговоры.

  • Ознакомление с документом.

Вы когда-нибудь думали о том, сколько километров проходит каждый день секретарь для того, чтобы собрать все подписи об ознакомлении? Нет? Наверное, много! Особенно, если большая компания и подписи нужны собственноручные.

  • Быстрый поиск документов.

Попробуйте, работая в крупной организации, быстро найти оригинал документа, находящегося на исполнении? А если время ограничено или распоряжением директора, или звонком от заказчика, или гневным письмом от начальства?

  • Безопасность.

Помните такую аббревиатуру ОБС - одна баба сказала?! К чему это я? А к тому, что за чашкой чая или сигаретой все самые секретные документы становятся достоянием общественности быстрее, чем та же самая чашка чая будет выпита.

Я перечислила только основные проблемы, но это далеко не полный список.

А теперь те же пункты рассмотрим после внедрения СЭД:

  • Регистрация корреспонденции.

Может быть полностью автоматической по желанию клиента. Работа по регистрации сводится к двум-трем кликам мышки.

  • Длительное согласование документов.

При правильной разработке маршрута согласования движение документа не останавливается ни на миг. Разнообразные методы решения, такие как автоматические уведомления и напоминания о необходимости согласования и окончании срока согласования, одновременное получение документа несколькими согласующими, незамедлительное получение документа на доработку и так далее.

  • Контроль исполнения.

Любое выданное задание по документу система вам найдет за считанные секунды (если, конечно, вы ей скажете, какой вы ищете документ - не забывайте, мы говорим о системе, а не об искусственном интеллекте). Ответственный всегда может отчитаться письменно. Система может напомнить, что пора подавать отчет или пора проверить задание. И все это не вставая с рабочего места.

  • Ознакомление с документом.

Конечно в этом пункте все ещё есть отрицательный эффект во внедрении системы электронного документооборота, и он в том, что стройная секретарша может быстро набрать лишние кило, потому что ей не нужно будет наматывать каждый день кросс по компании. Ознакомление с документом пройдет автоматически, а ей при желании придет отчет, кто ознакомился, а кто нет.

  • Быстрый поиск документов.

1. Задайте необходимые параметры для поиска.

2. Запустите поиск.

3. Налейте себе чашечку кофе.

4. Ваши результаты на экране.

  • Безопасность.

Здесь все просто и понятно. Если вам документ не предназначен для просмотра или исполнения, согласования и так далее, вы его просто не увидите. А если и увидите, то в любой момент времени можно узнать, кто и когда и для чего открывал тот или иной документ, а это, согласитесь, тоже безопасность.

Итак, все просто. Почти. Один совет.

После того как вы решили что СЭД вам нужна и необходима, сделайте еще один правильный шаг. Доверьтесь профессионалам! Поговорка о том, что если хочешь что - то сделать, сделай это сам, в данном случае не подойдет.

Не занимайтесь самостоятельным внедрением, попросите помощи у тех, кто в этом разбирается. Вам помогут выбрать верное решение, помогут разобраться, обучат и расскажут, как эффективно использовать СЭД именно в вашей организации.

Решение за вами. Удачи!

                                                                                      Анна Турчина
                                                                                      Начальник отдела консалтинга
                                                                                      Компании «СибПроект»